
設計師的帕金森瑣碎定理指南
上個星期,我跟兩個公司會面,他們都在打造超乎想像地複雜、具有野心的醫療產品。其中一間正在設法徹底改進癌症的症狀,足以救活數百萬條生命;另一間的目標是將一整個分類的疾病消滅,不是改進治療方式,也不是把某種疾病治好,而是消滅一系列的疾病,哇喔!
我是一個相當有經驗的設計師,所以跟這兩間公司的創辦人交談時,我期待可以討論產品設計挑戰的複雜度。然而,第一間公司想聊新辦公室的地毯要用多深的顏色,另一間想要跟我一起改進 PowerPoint 的主要範本 (master template)。
等等,你說什麼?
這些公司沒有忽視設計的力量。我在 GV 的團隊,之前與他們一起工作,做的是龐大的、具有戰略性質的專案。所以,為什麼他們在這時候卻專注在如此膚淺的設計挑戰?
回到 1957 年,C. Northcote Parkinson 觀察到人們在工作中常常誤專注在瑣碎的專案。Parkinson 舉的例子是一個正在打造核能發電廠的團隊。在規劃階段,員工之間爆發激烈的爭辯:停放腳踏車的車棚要如何設計,而不是發電機制、冷卻系統或廢料儲藏。好像每一個人都專注在停車棚的屋頂要用什麼材料。

這也難怪。在職場,你受到的期望是擁有智慧的意見、針對問題提出聰明解決方案的能力。但是,面對複雜的問題、巨大的挑戰,提出意見是令人害怕且耗費力氣的。你非常容易專注於輕鬆掌握、(理論上)錯誤時不會被罵到臭頭的議題。所以,可以理解人們特地為腳踏車棚屋頂進行會議,這樣才可以充分發表意見,並且感覺自己是有用的;有人傾聽他們的聲音。
後來這稱為帕金森瑣碎定理 (Parkinson’s Law of Triviality),或稱為「車棚屋頂方案 (bikeshedding)」。如果你很好奇的話,這篇 Wikipedia 條目有更深入的解釋。既然已經知道這個現象要如何稱呼,那麼,當每個人靠在你的耳邊要求討論地毯顏色和 PowerPoint 設計時,該怎麼辦?
當人們開始「挑選車棚屋頂」時,我發現有幾件事情對你有幫助:
接納此注意力
有耐心,以正面看待。哇!突然每個人都專注在這世界的一個小小角落!當然,人多嘴雜,而且他們通常是不請自來的時候,會讓人感到挫折。不過,這也是你能夠以相對角度做好專案的好機會。勇敢抓住這個機會,把挫折感暫時藏起來。試著改變想法:每一個專案都很重要,PowerPoint 設計或地毯顏色的選擇也是。你成為每個人目光的焦點,足以聚集團隊的向心力,為平凡的車棚挑選出很棒的屋頂。他們會對你刮目相看。
仔細聆聽
如果你就是負責此專案的設計師,首先要做的是花些時間聽聽其他人的意見。我們理解大家為何會突然對這個平凡無奇的專案有興趣:他們被完全不同、複雜的問題淹沒,你的專案就成了避難所。某種程度上來說,你現在是治療師。傾聽且接受意見都是有價值的,因為你提供一個發洩的管道。請記得,其他人提供方向和建議,不代表你全部都要做,所以要花些時間整理吸收每個人的意見。
確保讓人覺得意見受到採納
這是最重要的部分。只是聆聽還不夠好,你得要確保他們覺得意見被採納了。這是你身為設計師/治療師角色的一部分。再重複一次剛剛提到的:理論上你沒必要做所有建議事項。但是,當你為 PowerPoint 的標題選擇 Franklin Gothic 字體的時候,要解釋這個決定的緣由,以此展現他們的意見有幫到你的選擇。隊友們會感覺到大家一起完成了某件事情,即使你個人覺得這個專案不太重要。
為專案設下時間點
為「車棚屋頂」專案設下截止時間有兩個好處。首先,它幫助你在此專案花費合理的時間,完成之後迅速轉移到更重要的事情上。再來,有截止時間確實可以讓你有更好的成果。我們已經一再地見證:時間壓力幫助團隊一起創造絕佳的解決方案。
緩緩地轉移注意力
把團體注意力轉移回到更大的問題通常非常地困難,但是依然有可能。一種方法是獨自處理這艱難的問題。當然,你可能沒有權限為核能電廠的供電系統,這麼複雜的東西做決定,但是仍有可能以協調者 (facilitator) 的角色,讓決策過程沿著正確的方向前進。既然龐大、困難的問題得以解決了,進度繼續向前,團隊成員的注意力就可能從比較簡單的專案移開。
在最後,對一個現象知道名字、熟知解釋是很有幫助的。下次你被主持兩小時布料樣本會議困住的時候,你就是那位若有所知而竊笑的⋯「我們正在挑選車棚屋頂呢,夥伴們。」